Na ons webinar op 29 april en de lancering van onze nieuwe Check-in-at-work app, hebben we een aantal van de meest gestelde vragen verzameld.
1. Hoe hoog zijn de boetes als mijn aanwezigheidsregistraties niet aan de wet voldoen?
De verplichte check-in-at-work of aanwezigheidsregistratie van mensen op een bouwplaats is nog steeds een uitdaging voor bouwbedrijven.
Als u zich als (onder)aannemer niet aan die registratie houdt, kan u dat duur komen te staan, want de boetes zijn hoog.
De strafrechtelijke boetes voor de aannemer of het management van de bouwplaats beginnen bij 600 euro, maar kunnen oplopen tot 6000 euro. Daarmee is de kous nog niet af, want de aanvullende administratieve boete bedraagt tussen de 300 en 3000 euro. Als u de check-in-at-work-vereisten niet op regelmatige basis toepast, kunnen de boetes nog hoger oplopen.
Werknemers kunnen ook een individuele boete krijgen als zij zich niet registreren. Die administratieve boete varieert tussen 60 en 600 euro.
2. Welke methodes bestaan er om gemakkelijk aan de Check-in-at-work-wet te voldoen?
De RSZ biedt eigen onlinetools aan, maar deze worden meestal als niet gebruiksvriendelijk ervaren en betekenen een administratieve werklast. Een andere manier is om elke persoon op een bouwplaats handmatig met pen en papier te registreren, wat voor kleinere bedrijven (minder dan 5 personen) nog steeds zou kunnen werken.
Maar voor grotere bedrijven die hun processen efficiënt willen houden, zijn er andere methodes op de markt die de aanwezigheidsregistratie sterk vereenvoudigen.
In een notendop, registratie kan worden gedaan via:
- Een werfpaal met uw gewone ID-kaart, LIMOSA, sommige personeelbadges, en anderen.
- Een BlackBox in voertuigen met een RFID-kaart, I-Button en anderen.
- De Check-in-at-Work App met uw sofi-nummer of LIMOSA-nummer.
Sommige methodes zijn al gebruiksvriendelijker dan andere, maar de juiste keuze hangt af van je specifieke situatie. De werfpaal is gemakkelijk voor grotere werven met weinig ingangen. Onderaannemers kunnen hun ID-kaart gebruiken, zodat er geen speciale infrastructuur voor derden nodig is.
De BlackBox is beperkt tot voertuigen' met ons track-and-trace systeem. Wat, als u ook tijdregistratie of track-and-trace oplossingen nodig heeft, een makkelijke oplossing is voor uw eigen medewerkers. Al heeft u hier wel een speciale pas of badge voor nodig.
Ten slotte is de mobile app een zeer gemakkelijke methode voor bedrijven met veel derden, architecten, onderaannemers, LIMOSA-medewerkers, enz. De enige vereiste is een smartphone (of een collega met een smartphone).
3. Heb ik het Suivo webplatform nodig voor de aanwezigheidsregistratie?
Suivo biedt oplossingen voor deze verschillende check-in-at-work methodes. Het Suivo IoT Platform is echter onontbeerlijk, ongeacht welke Suivo registratiemethode u kiest.
Het Suivo platform is de centrale plaats waar u alle gegevens verzamelt.
Het is de brug tussen...
- de hardware (b.v. de werfpaal of een asset die u wilt volgen)
- de connectiviteit (communicatieprotocollen zoals GPRS, Wifi, 4G, LoRaWAN, Sigfox, ...)
- de software die nodig is om slimme dingen te doen met uw verzamelde gegevens (bv. de registratie van uw werknemer rechtstreeks naar de RSZ sturen).
4. Moet iedereen die een bouw site bezoektgescand worden?
Geregistreerd: JA. Gescand: NEE.
Met de methodes via de BlackBoxen in de bedrijfsvoertuigen en via de werfpaal, moet elke persoon scannen. De persoon kan scannen met de werknemersbadge (RFID), i-Button, token, ID-kaart of het LIMOSA-document.
Maar registreren kan ook zonder scannen. Werknemers downloaden gewoon de Suivo Check-in-at-work App op hun smartphone en registreren zich met de gegevens die nodig zijn voor de RSZ. Die gegevens hoeven ze maar één keer in te voeren, zodat de werknemer zich in de toekomst nog sneller kan registreren.
5. Hoe zit het met werknemers van onderaannemers of werknemers uit het buitenland?
Met de Check-in-at-work app kunnen gebruikers na het downloaden van de app - die beschikbaar is voor zowel iOS als Android (App Store en Play Store) - eenvoudig een profiel aanmaken.
- Gebruikers die in België gedomicilieerd zijn, doen dit met hun rijksregisternummer. Het maakt niet uit of ze eigen werknemers zijn, onderaannemers of andere 'externen' zoals architecten!
- Gebruikers die geen Belgisch rijksregisternummer hebben, kunnen dit doen via hun LIMOSA-document.
6. Kan men de verschillende methodes combineren, of hoef je geen werfpaal wanneer onze mensen de app hebben?
De verschillende methodes kunnen allemaal op zichzelf worden gebruikt. Het kan echter zeer nuttig zijn om bijvoorbeeld de werfpaal te combineren met de app om een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier van inschrijven te hebben voor iedereen. Op die manier kunnen mensen die geen smartphone hebben zich toch registreren, terwijl mensen met een smartphone maar zonder badge (zoals derden) of mensen die de bouwplaats betreden via een andere ingang waar geen werfpaal is geïnstalleerd, toch gemakkelijk aan de wet kunnen voldoen.
7. Hoe registreer je een architect die de site bezoekt?
De Check-in-at-work app is gratis te downloaden zodat iedereen een account kan aanmaken om in te checken. De architect hoeft alleen maar de app te installeren, zijn gegevens in te voeren en de 'sleutel' van de werf te scannen (QR-code of cijfercode). Probleem opgelost!
8. We zitten soms op overlappende geo-zones. Hoe los je dat op?
Het aanmaken van een nieuwe locatie of bouwplaats is super eenvoudig voor de beheerder. Je kan zelfs een geo-zone intekenen op een kaart in onze web-app. Die zones kunnen elkaar overlappen, zeker omdat je ook met een marge of veiligheidszones kunt werken.
De gebruiker moet in de app de juiste naam van de bouwplaats aangeven of selecteren of de juiste QR-code van zijn werf scannen. En dat is het!
9. In welke talen is de Check-in-at-work app beschikbaar?
Vandaag is de app beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. De taal wordt gekozen op basis van de taal van de smartphone en staat standaard op Engels als het geen Nederlands of Frans is.
10. Wat als de Check-in-at-work registratie niet lukt?
U kunt 'alerts' instellen bij het aanmaken van een locatie om de beheerder te informeren. Dit is zichtbaar in de app voor de persoon die de check-in heeft gedaan en voor de beheerder in het overzicht van de webapplicatie.
We hebben een webinar over dit onderwerp gehouden, dus we kunnen u de presentatie en/of de opname van het evenement bezorgen. Stuur ons gewoon een berichtje 
