De Watergroep is het grootste drinkwaterbedrijf in Vlaanderen. Het bedrijf levert water aan meer dan 3,2 miljoen consumenten en honderden bedrijven in de verschillende regio's in Vlaanderen. De Watergroep telt 1.520 medewerkers en beheert een netwerk van 34.000 kilometer waterleidingen.
Tot voor kort gingen technici van De Watergroep met pen en papier naar de klant. Dringende interventies of onvoorziene bestellingen werden laat doorgegeven aan de centrale ERP. Soms te laat. Deze manier van werken zorgde voor enkele inefficiënties. De techniekers moesten elke dag naar kantoor komen om hun werkorders af te leveren zodat ze konden worden verwerkt. Het was een aanpak die een risico op fouten inhield en extra werkdruk veroorzaakte voor de administratieve afdeling. Bovenal betekende het een verlies van kostbare tijd die de techniekers niet konden besteden aan hun kerntaken: het technische werk op het terrein.
De Watergroep begreep dat het digitaliseren van hun mobiele medewerkers snel positieve impact zou hebben op verschillende vlakken. Door op locatie via een mobiele applicatie de juiste gegevens in te voeren, konden de technici de onnodige reistijd naar kantoor schrappen en handmatige invoer van gegevens vermijden. Dat zou niet alleen tijd besparen, maar ook de kwaliteit van de gegevens verhogen. Door de gegevens onmiddellijk toegankelijk te maken, zou De Watergroep ook realtime inzicht krijgen in de status en voortgang van actuele opdrachten. Een oplossing om de basis vast te leggen voor snellere en snellere service & levering.
Suivo implementeerde bij De Watergroep de oplossing MoKa, een digitaal platform waarop de monteurs hun complete werkproces vastleggen. Het stelt hen in staat om op elke gewenste locatie te werken zonder langs het kantoor te hoeven gaan om de gegevens te verwerken. De Watergroep definieerde 6 verschillende rollen, elk met hun eigen specifieke hardware en software - aangepast aan hun werksituatie.
De medewerkers ontvangen hun werkorders vanuit het ERP. Met de app kunnen ze het documentatieproces zo efficiënt mogelijk doorlopen. Hij toont hen bijvoorbeeld alleen de informatie die relevant is voor de betreffende taak. Suivo heeft in totaal 114 verschillende soorten processtromen geïmplementeerd. Dit garandeert dat de tijd die aan elke taak wordt besteed zo productief mogelijk is. Alleen in geval van uitzondering wordt afgeweken van het normale proces. De techniekers hebben via het platform toegang tot een breed spectrum aan extra informatie. Via de GIS-viewer krijgen ze informatie over de riolering en de leidingen. Daarnaast geeft het historisch overzicht van de watermeters inzicht in eerdere interventies of onderhoudstaken. De technieker kan ook berichten ontvangen op zijn mobiel toestel, bv. dringende bijkomende informatie.
Gedaan met het kopiëren van allerlei informatie en andere onnodige klusjes, vond De Watergroep in Suivo een partner om een digitaal platform te bouwen en te implementeren. Suivo heeft een sterke focus op gebruiksvriendelijkheid, wat een cruciale factor was voor het MoKa-project, naast betrouwbaarheid en het gebruik van moderne technologie.
Een gebruiksvriendelijk ontwerp was cruciaal om de acceptatie door de verschillende techniekers te garanderen. De applicatie is volledig op maat gemaakt, afgestemd op de behoeften en processen van De Watergroep.
De uitrol van Moka is gaande bij De Watergroep. Het belangrijkste doel is dat De Watergroep met haar techniekers een aanzienlijke tijdsbesparing moet kunnen realiseren. Uit de eerste resultaten blijkt dat de kwaliteit van de gegevens al verbeterd is.
De onmiddellijke beschikbaarheid van gegevens versnelt het hele werkproces. Het digitale platform maakt het mogelijk de klant een automatisch gegenereerde offerte te verstrekken voordat de taak begint. Wanneer de technieker klaar is met de klus, vraagt hij de klant om de werkbon digitaal te ondertekenen. Zo biedt De Watergroep maximale transparantie naar de klant. Doordat de gegevens overal toegankelijk zijn, kan De Watergroep de factuur veel sneller aanleveren dan voorheen, waardoor ook de cash-to-cash cyclus korter is. De verwerking van onkostennota's wordt op dezelfde manier versneld.
De techniekers hebben te allen tijde toegang tot informatie, zowel voor de infrastructuur als voor klantgegevens. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit van de mobiele teams, maar heeft ook een positieve invloed op de klanttevredenheid. Daarnaast heeft De Watergroep een overzicht van de status en de voortgang van de verschillende taken. Dankzij de beschikbaarheid van correcte gegevens kan De Watergroep de rapporten gebruiken om haar processen verder te optimaliseren.
