Après notre webinaire du29 avril et le lancement de notre nouvelle application "Check-in-at-work", nous avons recueilli les questions les plus fréquemment posées.
1. Quel est le montant des amendes si mes registres de présence ne sont pas conformes à la loi ?
L'enregistrement obligatoire des personnes présentes sur un chantier de construction (Check-in-at-work) reste un défi pour les entreprises de construction.
Si vous, en tant que (sous-)entrepreneur, ne vous conformez pas à cet enregistrement, cela peut vous coûter cher car les amendes sont élevées.
Les amendes pénales pour l'entrepreneur ou le gestionnaire du site commencent à 600 €, mais peuvent atteindre 6000 €. Ce n'est pas tout, car l'amende administrative supplémentaire se situe entre 300 et 3 000 euros. Si vous n'appliquez pas régulièrement les exigences en matière d'enregistrement sur le lieu de travail, les amendes peuvent être encore plus élevées.
Les employés peuvent également recevoir une amende individuelle s'ils ne s'enregistrent pas. Cette amende administrative est comprise entre 60 et 600 euros.
2. Quelles méthodes existent pour se conformer facilement à la loi sur l'enregistrement au travail ?
L'ONSS propose ses propres outils en ligne, mais ceux-ci sont généralement perçus comme peu conviviaux et entraînent une charge de travail administratif. Une autre solution consiste à enregistrer manuellement chaque personne sur un chantier de construction à l'aide d'un stylo et de papier, ce qui peut encore fonctionner pour les petites entreprises (moins de 5 personnes).
Mais pour les grandes entreprises qui ont besoin que leurs processus soient efficaces, il existe sur le marché d'autres méthodes qui simplifient grandement l'enregistrement des présences.
En bref, l'inscription peut se faire via :
- Un poteau de quai en utilisant votre carte d'identité ordinaire, LIMOSA, ConstruBadge et autres.
- Une BlackBox dans les véhicules utilisant une carte RFID, I-Button et autres.
- L'application Check-in-at-Work avec votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro LIMOSA.
Certaines méthodes sont déjà plus conviviales que d'autres, mais le bon choix dépend de votre situation spécifique. Le pôle de quai est facile pour les grands quais avec peu d'entrées. Les sous-traitants peuvent utiliser leur carte d'identité, de sorte qu'aucune infrastructure spéciale n'est nécessaire pour les tiers.
La BlackBox est limitée aux "véhicules" dotés de notre système de suivi et de localisation. Si vous avez également besoin d'un système d'enregistrement du temps ou d'un système de suivi et de localisation, c'est une solution facile pour vos propres employés. Bien qu'ici vous ayez besoin d'une carte ou d'un badge spécial.
Enfin, l'application mobile est une méthode très simple pour les entreprises comptant de nombreux tiers, architectes, sous-traitants, employés de LIMOSA, etc. La seule condition est d'avoir un smartphone (ou un collègue avec un smartphone).
3. Ai-je besoin de la plateforme web Suivo pour suivre les présences ?
Suivo propose des solutions pour ces différentes méthodes d'enregistrement sur le lieu de travail. Cependant, la plateforme Suivo IoT est indispensable, quelle que soit la méthode d'enregistrement Suivo choisie.
La plateforme Suivo est le lieu central où vous collectez toutes les données.
C'est le pont entre...
- le matériel (par exemple, la barre de triage ou un actif que vous souhaitez suivre)
- la connectivité (protocoles de communication tels que GPRS, Wifi, 4G, LoRaWAN, Sigfox, ...)
- le logiciel nécessaire pour faire des choses intelligentes avec vos données collectées (par exemple, envoyer l'enregistrement de votre employé directement à l'ONSS).
4. Toute personne qui vient à une construction doivent-ils être scannés ?
Enregistré : OUI. Scanné : NON.
Avec les méthodes via les BlackBox dans les véhicules d'entreprise et via le poteau de quai, chaque individu doit scanner. La personne peut scanner avec un badge d'employé (RFID), un i-Button, un jeton, une carte d'identité ou le document LIMOSA.
Mais l'enregistrement peut se faire même sans scanner. Les travailleurs téléchargent simplement l'application Suivo Check-in-at-work sur leur smartphone et s'enregistrent avec les données nécessaires à l'ONSS. Ces données ne doivent être introduites qu'une seule fois, ce qui permet à l'employé de s'enregistrer encore plus rapidement à l'avenir.
5. Qu'en est-il des employés des sous-traitants ou des employés étrangers ?
Tout simplement avec l'application Check-in-at-work, les utilisateurs peuvent créer un profil après avoir téléchargé l'application - qui est disponible pour iOS et Android (App Store et Play Store).
- Les utilisateurs domiciliés en Belgique le font avec leur numéro de sécurité sociale. Peu importe qu'il s'agisse d'employés propres, de sous-traitants ou d'autres tiers comme les architectes !
- Les utilisateurs qui ne disposent pas d'un numéro de sécurité sociale belge peuvent le faire via leur document LIMOSA.
6. Peut-on combiner les différentes méthodes, ou est-il excessif d'avoir un quai quand nos gens ont l'application ?
Les différentes méthodes peuvent toutes être utilisées séparément. Cependant, il peut être très avantageux de combiner, par exemple, le mât de quai avec l'application afin de disposer d'une méthode d'enregistrement facile et conviviale pour tous. De cette façon, les personnes qui n'ont pas de smartphone peuvent quand même s'enregistrer, tandis que celles qui ont un smartphone mais pas de badge (comme les tiers) ou les personnes qui entrent sur le site de construction par une autre entrée où il n'y a pas de poteau de quai installé, peuvent quand même se conformer facilement à la loi.
7. Comment enregistrer un architecte qui visite le site ?
L'application "Check-in-at-work" peut être téléchargée gratuitement et tout le monde peut créer un compte pour s'enregistrer. L'architecte n'aurait qu'à installer l'application, entrer ses coordonnées et scanner la " clé " du quai (QR-code ou code numérique). Le problème est résolu !
8. Nous nous trouvons parfois sur des géo-zones qui se chevauchent. Comment résoudre ce problème ?
La création d'un nouvel emplacement ou d'un site de construction est très facile pour l'administrateur. Vous pouvez même dessiner une géo-zone sur une carte dans notre application web. Ces zones peuvent se chevaucher, d'autant plus que vous pouvez également travailler avec une marge ou des zones de sécurité.
L'utilisateur doit indiquer ou sélectionner le bon nom du chantier dans l'application ou scanner le bon QR-code de son quai. Et le tour est joué !
9. Dans quelles langues l'application "Check-in-at-work" est-elle disponible ?
Aujourd'hui, l'application est disponible en néerlandais, en français et en anglais. Le choix de la langue se fait en fonction de la langue du smartphone et l'anglais est proposé par défaut lorsqu'il ne s'agit ni du néerlandais ni du français.
10. Que se passe-t-il si l'enregistrement de l'enregistrement au travail ne réussit pas ?
Vous pouvez définir des "alertes" lors de la création d'un emplacement pour informer l'administrateur. Ceci est visible dans l'application pour la personne qui a fait l'enregistrement et pour l'administrateur dans l'aperçu de l'application web.
Nous avons organisé un webinaire sur le sujet. Nous pouvons donc vous fournir la présentation et/ou l'enregistrement de l'événement. Il suffit de nous envoyer un message 
