WFM?
Onder Workforce Management (WFM) wordt over het algemeen verstaan het beheren, reguleren en sturen van arbeid en personeel.
WFM omvat vaak aanwerving, personeelsvoorziening, opleiding, personeelscertificering, beloning, prestatiebeheer, loonlijst, planning van roosters en nog veel meer.
Er zijn heel wat software of tools beschikbaar om het beheer van uw personeel te vergemakkelijken en/of te automatiseren of om uw mobiele collega's met elkaar te verbinden.
Suivo biedt ook Workforce Management oplossingen zoals personeelsplanning, tijdsregistratie, planning, ritregistratie, toegangscontrole en meer.
Elke industrie heeft haar eigen unieke vereisten
Workforce Management is toepasbaar in elke branche. De oplossingen van Suivo zijn echter vooral gericht op het verbinden van mobiele collega's of technici, chauffeurs en andere werknemers in het veld.
Als gevolg daarvan worden de Suivo Workforce Management oplossingen meestal ingezet in de:
- Bouw- en betonindustrie - zoals ambachtslieden, bouwopzichters, projectleiders, technici, ...
- Openbare diensten en openbare veiligheid - zoals politie en brandweer, vuilnismannen, stadstuiniers en andere stadswerkers, ...
- Transport & Logistiek - zoals truckers, wagenparkbeheerders, pakketbezorgers, koeriers
- Infrastructuur en nutsbedrijven - zoals wegenwerkers, kraanmachinisten, installateurs, ...
AI-gebaseerde personeelsplanning
Uw medewerkers met de vereiste vaardigheden en talenten op de juiste momenten aan specifieke taken kunnen toewijzen?
Dat kan je doen zonder al te veel administratie!
Laat AI (Artificial Intelligence) uw personeelsbestand plannen: eenvoudig en flexibel, zodat u uw personeelsbestand optimaal kunt inzetten en slimmer gebruik kunt maken van de talenten van uw medewerkers. Bovendien zullen uw medewerkers meer voldoening halen uit dit proces.
De planning van uw personeelsbestand kan een ingewikkelde puzzel zijn. Er zijn veel dingen waar u rekening mee moet houden. Als u dit proces wilt automatiseren, dan is dat niet anders.
AI-gebaseerde personeelsplanning houdt rekening met de volgende elementen:
- De vaardigheden/talenten/certificaten/bevoegdheden van uw collega's
- De beschikbaarheid van uw werknemers
- De beschikbaarheid van de uitrusting die zij nodig hebben om bepaalde taken uit te voeren
- De locatie van uw mensen, voertuigen en assets (gereedschappen, machines, ...)
- Het verkeer of mogelijke routes
- De urgentie van de taak of interventie
- Andere parameters die belangrijk zijn voor de continuïteit in uw organisatie; afhankelijk van uw bedrijf.
De 8 voordelen van AI-gebaseerde personeelsplanning
1
TIJDSBESPARING
Je hoeft de puzzel niet meer zelf te leggen en er dus ook geen tijd meer aan te verspillen. De kans op fouten of verkeerde inschattingen wordt kleiner. Ook de communicatielijnen worden korter, zodat uw medewerkers sneller op de hoogte zijn van bepaalde opdrachten of wijzigingen in de planning.
2
VOORSPELBAARHEID
AI is in staat patronen te detecteren en dit stelt u in staat de toekomstige vraag naar werkopdrachten en arbeidskrachten/werknemers te voorspellen; noem het 'labour forecasting'.
Dit omvat het plannen van werknemers tijdens piekperiodes en het toewijzen van werk aan de juiste persoon met de juiste vaardigheden. U weet hoeveel werknemers er dagelijks, wekelijks of seizoensgebonden nodig zijn om de klus te klaren!
3
FLEXIBILITEIT
Een slimme planningstool biedt een zogenaamde "vraaggestuurde planning". De planning kan rekening houden met onvoorziene situaties of ad hoc taken.
U behoudt uw flexibiliteit, want de geoptimaliseerde planning op basis van het algoritme kan om welke reden dan ook nog steeds handmatig worden aangepast.
Als u een afwezige of zieke collega moet vervangen, is dat in een handomdraai gebeurd, omdat u in staat bent in te spelen op real-time veranderingen in situaties binnen of buiten uw organisatie.
U ontvangt meldingen wanneer beperkingen (openingsuren, vaardigheden, ...) worden overschreden. De planning kan dan worden aangepast.
4
TRANSPARANTIE
Een duidelijke planning geeft u een accuraat inzicht in de tijdsbesteding van uw medewerkers. Dankzij een integratie met (de software van) uw sociaal secretariaat gebeurt ook de loonvalidatie automatisch en hebt u uw werknemers dus steeds correct betaald en kunt u correct en zonder discussie (her)factureren.
5
KOSTENBESPARINGEN
U hebt minder administratieve middelen nodig om efficiënte planningsschema's op te stellen.
Bovendien bespaart u aanzienlijk op transportkosten. Door rekening te houden met het verkeer en de mogelijke routes, worden de rijtijden verkort. Uw mobiele werknemers kunnen zich dus concentreren op hun taak in plaats van op het bereiken van de locatie. Bovendien zijn de brandstofprijzen duizelingwekkend, dus als u ook nog eens het brandstofverbruik (en uw CO2-uitstoot) kunt verminderen, dan kunt u dat alleen maar toejuichen, toch?
6
TEVREDEN WERKNEMERS
Het is een cliché, maar inmiddels is het voor iedere ondernemer of manager duidelijk dat het waar is: je mensen zijn je grootste asset. Koester uw werknemers en vind manieren om contact te maken. Je hebt er alles bij te winnen om hen tevreden te houden: een tevreden werknemer, presteert immers het best en evolueert snel. Door een slimme planningstool te gebruiken, geeft u uw medewerkers erkenning voor hun talenten en vaardigheden en houdt u rekening met bijvoorbeeld realistische werkdruk en af te leggen afstanden. Zo bewaakt u ook een gezonde balans tussen leven en werk.
7
SCHAALBAARHEID
Het integreren van een systeem om uw rooster te beheren is een belangrijk onderdeel van uw operationele strategie op langere termijn. Het wordt eenvoudiger om uw arbeidspool te beheren, ongeacht of deze bestaat uit vaste medewerkers en/of flexwerkers en ongeacht of die pool bestaat uit 5 of 1500 (mobiele) collega's.
8
VERBETERDE KLANTENERVARING
De communicatie tussen uw organisatie en uw klanten verbetert, omdat u in staat bent om klanten tijdig te informeren in geval van schema / ETA wijzigingen. U kunt accurate en real-time informatie delen met uw klanten.
Lijkt AI nog ver weg?
Wist u dat u uw leven al een stuk gemakkelijker kunt maken, ook als u (nog) niet voor AI kiest?
AI is geen vereiste om te automatiseren en te optimaliseren op basis van uw gegevens. Suivo biedt ook modules voor:
- Tijdregistratie: voor een realistisch beeld hebt u - al dan niet per project - een overzicht nodig van de effectief gepresteerde uren, reistijden van chauffeurs en passagiers, pauzes, overuren, ...
Laat papieren werkbonnen en urenstaten dus voor wat ze zijn. Dankzij data-gedreven oplossingen weet u precies wie recht heeft op welke mobiliteitsvergoeding en elimineert u de omslachtige maandelijkse voorbereiding van de documenten die u moet opladen of doorsturen naar uw sociaal secretariaat. Zo bespaart u al snel meerdere kostbare uren per maand en per werknemer!
- Afwezigheidsbeheer
- Aanwezigheidsregistratie
- Loonvalidatie: als alle elementen van de tijdsregistratie digitaal worden bijgehouden, dan is het een koud kunstje om die info dankzij een API uit te wisselen met de systemen of tools van uw sociaal secretariaat. Dat scheelt heel wat op het vlak van loonadministratie!
Het Suivo IoT Cloud platform integreert moeiteloos met de systemen van bijvoorbeeld: SD worx, Acerta, Partena, Attentia, ...
- CIAW: Check-in-at-work is een registratie van mensen op een bouwplaats die door de Belgische overheid verplicht wordt gesteld. Als bouwbedrijven zich hier niet aan houden, kunnen ze hoge boetes krijgen, want het is bedoeld om zwartwerk tegen te gaan en de veiligheid op de bouwplaats te waarborgen. De CIAW betekent echter een hoop administratieve rompslomp als je het niet automatiseert.
- Papierloze timesheets: sneller, nauwkeuriger en niemand hoeft slordig gekrabbel te ontcijferen.
- Trip logging: Dankzij een elektronisch rittenboek voor chauffeurs kunt u betrouwbare informatie doorgeven aan uw klanten. Automatisch gegenereerde rapporten geven u info over het aantal afgelegde kilometers, de rij- en rusttijden en andere statussen. Bovendien kunt u de gegevens koppelen aan uw TMS.
- Rijgedrag: Bewaak snelheidsovertredingen, acceleratie en brandstofverbruik. U verhoogt de veiligheid van uw chauffeurs en verlaagt (onder meer) de brandstofkosten.
- Beveiligde toegangscontrole of identificatie
- …
Deze oplossingen voor tijdregistratie voor uw personeel zijn uiteraard ook datagestuurd en zijn de eerste slimme stappen in uw digitale reis.
Wie heeft er baat bij onze Workforce Management oplossingen?
Voor de administratie, de HR-afdeling, de planners en de dispatchers: ongeziene tijdwinst.
De verkregen informatie is altijd accuraat, snel beschikbaar en hoeft niet apart in meerdere systemen te worden ingevoerd.
Voor de HR-afdeling, teamleiders / supervisors en de mobiele collega's zelf: correct personeelsbeleid, tevreden personeel.
Een correct loonbeheer, betalingen zonder vertragingen of discussies, een vlottere naleving van de wettelijke bepalingen, het voeren van functioneringsgesprekken op basis van feiten in plaats van buikgevoelens, een maximale benutting van de talenten van uw werknemers, waardoor ze niet alleen productiever maar ook gelukkiger worden!
Voor de administratieve of financiële afdeling: meer inzicht in de kosten
Zichtbaarheid en controle over budgetten, ongeacht fase, project, activiteiten en taken. Prognoses en het opstellen van budgetplannen (inclusief personeelsbeheer) worden veel eenvoudiger.
Voor leveranciers en klanten: betere dienstverlening
Klanten, leveranciers en partners kunnen snel (soms in real time) worden geïnformeerd over (veranderende) planningen, statussen; facturering en andere informatie die moet worden meegedeeld.
